En México, la mayoría de los procesos contables y administrativos son validados según las leyes del [[Guía del SAT. Qué es, cómo opera y a quiénes aplica |Servicio de Administración Tributaria]] (SAT), la autoridad encargada de supervisar el cumplimiento fiscal. Tanto empresas como contadores deben seguir sus normas para declarar impuestos, enviar pagos y mantener registros contables correctos.
Uno de los procesos más importantes bajo estas regulaciones es la **contabilidad electrónica**, una obligación que permite a los contribuyentes llevar sus registros contables de manera digital y enviarlos al SAT. En este artículo, te explicamos qué es, quiénes deben cumplirla y cómo hacerlo de manera correcta.
## ¿Qué es la contabilidad electrónica en México?
La **contabilidad electrónica** en México existe a partir de la **Reforma Fiscal de 2014**, que modificó el **Código Fiscal de la Federación (CFF)** y su Reglamento, estableciendo la obligación de llevar la contabilidad en medios electrónicos y enviarla al SAT. Podemos saber más de esto en los artículos número [28 y 30.](https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf)
Tal y como su nombre lo indica, la **contabilidad electrónica** es la obligación que tienen ciertos contribuyentes en México de **llevar y enviar su información contable en medios digitales** al SAT, adicional de hacerlo de manera tradicional en libros físicos o registros en papel.
En otras palabras, se trata de generar los registros contables en archivos XML y remitirlos al [SAT](https://www.sat.gob.mx/portal/public/home) a través de su plataforma.
### 📌 Pasos para hacer la contabilidad electrónica
**1. Registro contable digital**
- Toda operación debe registrarse en un sistema contable que genere pólizas electrónicas.
- Estas pólizas deben incluir: cuentas, subcuentas, auxiliares, folios fiscales de facturas (UUID) y métodos de pago.
**2. Catálogo de cuentas**
- Se prepara el catálogo de cuentas de la empresa relacionado con el código agrupador del SAT.
- Este catálogo se envía al SAT la primera vez y cada vez que se modifique.
**3. Generación de archivos XML**
- El sistema contable (ej. ALPHA ERP® u otro) debe generar:
- **Catálogo de cuentas** (cuando corresponda).
- **Balanza de comprobación** mensual.
- **Pólizas contables** (cuando el SAT lo solicita o en revisiones).
**4. Validación**
- Antes de enviar, los XML deben cumplir con los **estándares técnicos del SAT** (estructura y validaciones de timbrado).
### 📤 Envío de la contabilidad electrónica al SAT
#### 1. Ingreso al Buzón Tributario
- Accedes desde la página del SAT al Buzón Tributario.
- Se ingresa con RFC y contraseña o con la e.firma.
#### 2. Selección del servicio
- Dentro del menú buscas la opción:
Contabilidad electrónica → Enviar contabilidad electrónica.
### 3. Carga de archivos XML
Dependiendo de la obligación, subes el archivo que corresponda:
- Catálogo de cuentas (solo al inicio o cuando se modifica).
- Balanza de comprobación (cada mes).
- Pólizas y auxiliares (solo si el SAT las solicita o está en revisión).
👉 Todos deben ser archivos XML, con la estructura técnica que marca el SAT.
#### 4. Firma y envío
- El sistema solicita que firmes digitalmente el envío con tu e.firma.
- Al aceptar, el archivo se envía al SAT.
#### 5. Acuse de recepción
- El SAT genera un acuse en PDF y XML que confirma la recepción.
- Es importante guardarlo porque es la evidencia de que cumpliste.
#### 6. Plazos de envío
- Personas morales: a más tardar el **día 3 del mes siguiente**.
- Personas físicas: a más tardar el **día 5 del mes siguiente**.
## ¿Quiénes deben enviar contabilidad electrónica al SAT?
El envío de contabilidad electrónica no es obligatorio para todos los contribuyentes y es algo que se debe de tener en cuenta. A continuación, te explicamos quiénes deben de enviar la contabilidad electrónica ante el SAT:
### 1. Personas morales (empresas):
- Todas las sociedades (S.A., S. de R.L., etc.) que lleven contabilidad.
- Incluye asociaciones civiles y sociedades civiles, por ejemplo: asociaciones culturales y deportivas, despacho de contadores y arquitectos, etc.
### 2. Personas físicas con actividad empresarial o profesional
- Quienes tributan en el **Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales**.
- También quienes están en **Arrendamiento de inmuebles** (si llevan contabilidad completa).
### 3. Régimen de Incorporación Fiscal (RIF):
- Este régimen ya no admite nuevas inscripciones desde 2022.
- Solo los contribuyentes que se mantuvieron en él pueden seguir utilizándolo.
- **No están obligados a enviar contabilidad electrónica**, siempre que usen el sistema “Mis cuentas” del SAT.
### 4. Régimen Simplificado de Confianza (RESICO):
- Actualmente es el régimen vigente para nuevas inscripciones.
- **No están obligados a enviar contabilidad electrónica** ni a llevar libros contables tradicionales.
- En la mayoría de los casos tampoco presentan declaración anual, ya que los pagos mensuales son definitivos (con excepciones según ingresos y actividad).
#### ¿Quiénes están exentos de la contabilidad electrónica?
- **Personas físicas en el Régimen de Sueldos y Salarios**.
- **Asalariados, jubilados o pensionados**.
- Contribuyentes en **RIF que usen solo Mis Cuentas**.
En resumen:
- Quiénes deben de hacerlo: Aquellos que generan ingresos de manera independiente (profesionistas, empresas, arrendadores, etc.).
- **Exentos**: personas que **solo reciben salario** y no realizan actividades empresariales → su contabilidad ya la maneja el patrón.
## Consecuencias de no realizar la contabilidad electrónica
No enviar la contabilidad electrónica al SAT puede tener **consecuencias legales y económicas importantes**. Las empresas y personas físicas obligadas a cumplir con esta obligación deben generar y enviar archivos XML que incluyan su catálogo de cuentas, balanza de comprobación y, en algunos casos, pólizas contables.
De no enviarse la contabilidad electrónica a tiempo, el SAT puede imponer **multas económicas**, todo de acuerdo al artículo 81 del [Código Fiscal de la Federación](https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf). Además, debe tenerse claro que los errores en los archivos enviados o que sean rechazados también se consideran incumplimiento y pueden generar sanciones similares.
Otro punto importante y que se debe de tomar en cuenta, es que el SAT también puede emitir **requerimientos o auditorías** para solicitar la contabilidad no entregada. En ese caso, la empresa o contribuyente deberá presentar los archivos de manera inmediata y aún así podría recibir una multa adicional.
No cumplir con esta obligación también puede generar **problemas fiscales**, como la pérdida de deducciones de gastos, cuestionamientos en las declaraciones de impuestos o revisiones más estrictas en el futuro. Por ejemplo, si una empresa no envía su balanza mensual, el SAT puede multarla y revisar otros meses, aumentando el riesgo de sanciones.
## Conclusión
Revisar y gestionar cada proceso contable puede consumir más tiempo del que realmente disponemos. Por ello, **ALPHA ERP®** se presenta como una solución innovadora y confiable, que optimiza los procesos contables de forma segura y eficiente.
**Con ALPHA ERP®**, la contabilidad electrónica se simplifica y se asegura de su cumplimiento: automatiza el registro de operaciones, genera y valida archivos XML conforme a los estándares del SAT, mantiene actualizado el catálogo de cuentas y facilita el envío con firma electrónica. De esta manera, se reducen errores, se evitan multas y sanciones, y empresas y contadores pueden cumplir con sus obligaciones fiscales de manera ágil y confiable.
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