El seguimiento de cotizaciones es una de las funciones clave del módulo CRM de ALPHA ERP®. Su objetivo es aumentar la eficiencia, mejorar la comunicación con prospectos y clientes y elevar la probabilidad de cierre de ventas. A través de configuraciones flexibles, embudos de venta, filtros avanzados y reportes detallados, la herramienta permite un control completo del ciclo comercial.
A continuación, se presenta una descripción estructurada y clara de todas sus funciones principales.
## Configuración inicial del seguimiento de cotizaciones
Antes de comenzar a utilizar la herramienta, es necesario establecer parámetros básicos desde **CRM > Definir > Opciones**.
### 1. Tipos de seguimiento
Se pueden crear diferentes tipos de seguimiento que los vendedores utilizarán según la actividad realizada:
- Llamadas
- Correos
- Visitas foráneas (con captura de horario)
- Seguimientos automáticos o sugeridos
Cada tipo puede configurarse con color, tiempo sugerido para el próximo seguimiento y si debe solicitarse o no.
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### 2. Estatus de cotización
Permite definir las etapas por las que pasa una cotización durante el proceso comercial (por ejemplo, *Análisis de proyecto*).
También se determina si alguno de estos estatus representa una cotización perdida.
**Ejemplo**:
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### 3. Causas de cotización perdida
El sistema permite definir un catálogo personalizado con motivos por los cuales se pierden oportunidades.
Esto posibilita generar estadísticas confiables que apoyan la toma de decisiones.
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### 4. Embudo de ventas
La herramienta incorpora la creación de embudos de ventas según diferentes procesos comerciales.
Permite definir etapas y visualizar gráficas de avance.
## Configuraciones adicionales por usuario
Desde **Sistema > Definir > Tablas > Usuarios**, en la sección Agentes y Seguimientos, es posible indicar:
- Rango de agentes visibles para cada usuario
- Si el agente secundario opera como filtro independiente
- Si el usuario puede modificar filtros
- Tipo de seguimiento estándar
- Tiempo máximo permitido entre seguimiento y seguimiento
- Restricción para que las bajas de cotizaciones solo se realicen desde el seguimiento (obligando a registrar la causa de pérdida)
Estas configuraciones permiten delimitar accesos y mantener el orden comercial.
## Acceso a la herramienta
Se puede ingresar desde:
- **CRM > Seguimiento de cotizaciones**
- **Menú diagramático > Clientes > Seguimiento de cotizaciones**
- Desde cualquier cotización, en el botón *Salir > Ir al seguimiento*
## Uso de filtros para analizar cotizaciones
Antes de ver la lista de cotizaciones, el usuario puede configurar filtros que quedan guardados para futuras sesiones:
- Datos del prospecto o cliente
- Datos del agente
- Productos incluidos
- Estatus, tipos y causas de cotización perdida
- Cotizaciones emitidas, pedidas o canceladas (lo habitual es trabajar solo con emitidas)
- Cotizaciones solo de clientes, prospectos o ambos
- Orden sugerido:
- Fecha/hora ascendente (para atender primero las más antiguas)
- Probabilidad de cierre descendente (para ver las más importantes)
Estos filtros permiten priorizar la carga de trabajo.
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## Panel principal del seguimiento
En el panel izquierdo aparece la lista de cotizaciones según los filtros.
Para cada una se muestran:
- Prospecto/cliente
- Monto esperado de cierre
- Próximo seguimiento
- Probabilidad de cierre
- Historial de seguimientos anteriores
Desde esta pantalla también se pueden:
- Registrar clientes nuevos
- Crear cotizaciones rápidas
- Dar de alta prospectos (el sistema detecta duplicados automáticamente)
Cuando un prospecto ya tenía actividad previa, ALPHA ERP® permite retomarlo, asignar agente nuevo y ver antecedentes si no tenía movimientos recientes.
## Captura de un seguimiento
Al seleccionar una cotización, el sistema solicita:
- Persona de contacto
- Tipo de seguimiento
- Estatus
- Fecha y hora del próximo seguimiento
- Probabilidad de cierre
- Notas y horario (en caso de visitas)
Si se registra una pérdida, el sistema solicita seleccionar la causa correspondiente.
Cuando una cotización se convierte en venta, desde el mismo panel puede generarse el pedido.
Si es prospecto, el sistema solicitará completar su ficha como cliente.
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## Documentos y comunicados
Desde **CRM > Elaboración de documentos y comunicados**, se pueden enviar comunicados masivos a prospectos o clientes.
El sistema permite generar una cotización rápida para cada destinatario, misma que aparecerá en el seguimiento de los agentes para continuar el proceso comercial.
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## Panel de pendientes y avisos programados
En **Sistema > Panel de pendientes**, pestaña Clientes, se visualizan todas las cotizaciones con seguimiento pendiente.
Adicionalmente, se pueden configurar **envíos automáticos** de alertas por correo electrónico, recordando los seguimientos pendientes.
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## Calendario de actividades
El módulo incluye una vista de calendario mensual, semanal o por agenda donde pueden identificarse:
- Eventos empalmados
- Seguimientos próximos
- Reagendamientos
## Reportes del seguimiento de cotizaciones
Desde **CRM > Reportes > Seguimiento de cotizaciones**, se pueden consultar informes como:
- Bitácora gráfica semanal por agente
- Seguimientos próximos por agente
- Cotizaciones al corriente y vencidas
- Rangos de probabilidad de cierre (con número y monto de cotizaciones)
- Causas de cotizaciones perdidas por periodo
Estos reportes permiten evaluar desempeño y ajustar estrategias de venta.
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## Uso en ALPHA ERP® Web
La herramienta está disponible tanto en ALPHA ERP® para Windows como en **ALPHA ERP® Web**, con las mismas funciones:
- Alta de prospectos, clientes y cotizaciones
- Captura de seguimientos con voz a texto
- Edición y envío de cotizaciones
- Vista de embudo de ventas
- Modificación de estatus
- Calendario de actividades
En dispositivos móviles, la interfaz se adapta para facilitar la gestión comercial desde cualquier lugar.
## Conclusión
El **Seguimiento de Cotizaciones en ALPHA ERP®** es una herramienta integral diseñada para aumentar la productividad comercial, estandarizar procesos y mejorar la conversión de prospectos a clientes.
Desde la configuración inicial hasta la captura móvil en campo, la plataforma ofrece control total del proceso de ventas, permitiendo a los equipos trabajar con orden, prioridad y visibilidad.
[Solicita una demostración](https://www.castelec.mx/Demostracion.html)
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