Todas las empresas, sin importar su tamaño o giro, generan CFDI de manera constante en sus operaciones diarias. Sin embargo, aun con la experiencia, es común que se presenten errores que obliguen a cancelar un comprobante. Por ello, conocer cuándo y cómo realizar una cancelación correctamente es fundamental para evitar contratiempos fiscales.
Ante los trámites del SAT, la cancelación de un CFDI no siempre es un proceso sencillo y, si se realiza de forma incorrecta, puede derivar en malas prácticas o incluso en sanciones. En este artículo te explicamos cuáles son los motivos de cancelación de un CFDI y cómo gestionarlos de forma adecuada para cumplir con la normativa sin poner en riesgo a tu empresa.
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## Cancelación de CFDI por parte de una persona física o moral
En México, una **persona física o moral puede cancelar un CFDI únicamente seleccionando alguno de los motivos oficiales del SAT**. Estos motivos están vigentes desde la reforma de cancelaciones y son **obligatorios** al momento de cancelar en el portal del SAT o desde tu sistema de facturación.
Estos son los 4 motivos válidos:
| Clave | Motivo | ¿Cuándo se usa? |
| ------ | ---------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **01** | **Comprobantes emitidos con errores con relación** | Cuando la factura tiene errores (RFC, monto, uso de CFDI, impuestos, etc.) **y será sustituida por otra correcta**. Debes indicar el **folio fiscal del CFDI que la sustituye**. |
| **02** | **Comprobantes emitidos con errores sin relación** | Cuando la factura tiene errores **y NO se va a sustituir por otra**. Solo se cancela definitivamente. |
| **03** | **No se llevó a cabo la operación** | Cuando la venta o servicio **nunca ocurrió**, aunque la factura sí se haya emitido. |
| **04** | **Operación nominativa relacionada en una factura global** | Cuando una venta ya incluida en una **factura global** se factura de manera individual al cliente.Esta situación se da cuando un cliente solicita su factura individual después de que la venta ya fue incluida en una Factura Global (Público en General). Es necesario cancelar el monto de esa venta en la Factura Global (04) para poder emitir la factura individual. |
### Puntos importantes que debes considerar
- **No puedes cancelar sin seleccionar un motivo**.
- En la mayoría de los casos, el **receptor debe aceptar la cancelación**.
- Hay excepciones donde **no se requiere aceptación**, por ejemplo:
- CFDI con monto menor a $1,000
- Nómina
- Facturas emitidas al público en general dentro de las 24 horas
Si aún no te ha quedado claro, te lo explicamos de la siguiente manera:
## ¿Cuándo se puede cancelar un CFDI?
La cancelación de un CFDI **sí es posible** siempre que se cumpla con alguno de los **motivos oficiales autorizados por el SAT** y, en la mayoría de los casos, cuando el **receptor apruebe la cancelación**. Las situaciones más comunes en las que **sí procede la cancelación** son:
- **Errores en la factura**: RFC mal capturado, uso de CFDI incorrecto, datos del receptor erróneos, impuestos mal calculados o montos incorrectos.
- **Duplicidad de facturas**: Cuando se emitió la misma factura más de una vez por error.
- **Operaciones que no se realizaron**: Si la venta o el servicio finalmente no se llevó a cabo.
- **Sustitución de CFDI**: Cuando se debe emitir una nueva factura que sustituya a la anterior por errores en la información.
En estos casos, se debe seleccionar el **motivo correcto de cancelación** (01, 02, 03 o 04) y, cuando aplica, **vincular el folio fiscal del CFDI que sustituye al cancelado**.
## ¿Cuándo no se puede cancelar un CFDI?
Un CFDI **no puede cancelarse libremente solo por decisión del emisor**, ya que existen restricciones fiscales establecidas por el SAT. **No se puede cancelar un CFDI cuando**:
- **El receptor no autoriza la cancelación** dentro del plazo establecido.
- **La factura ya fue utilizada para efectos fiscales** por el receptor (deducciones, acreditamientos o devolución de impuestos).
- **Se intenta cancelar fuera del ejercicio fiscal correspondiente**, salvo algunas excepciones muy específicas.
- **No se selecciona un motivo válido de cancelación**.
- **Se capturan datos incorrectos del CFDI sustituto** al usar el motivo 01 (con relación).
- La operación **sí ocurrió y fue correctamente facturada**, pero se busca cancelar solo para modificar la fecha o el efecto fiscal.
Intentar cancelar un CFDI de forma incorrecta puede generar:
- Rechazo por parte del SAT
- Problemas en conciliaciones contables
- Inconsistencias fiscales
- Posibles multas o revisiones fiscales
## ¿Sabías qué una cancelación mal aplicada de CFDI puede generar problemas fiscales?
Cancelar un CFDI sin conocer los lineamientos adecuados puede ocasionar **repercusiones fiscales serios ante el SAT**. Cuando una cancelación no se realiza conforme a los lineamientos oficiales (motivo correcto, aceptación del receptor, plazos y relación de comprobantes), se generan **inconsistencias entre lo facturado, lo declarado y lo registrado en la contabilidad**.
### Principales problemas fiscales que puede provocar una mala cancelación
#### 1. Diferencias en el pago de impuestos
Si una factura se cancela incorrectamente pero ya fue considerada en las declaraciones, se pueden generar:
- Pagos de impuestos de más
- Omisiones involuntarias
- Cargos indebidos de IVA trasladado o acreditado
Esto puede derivar en **ajustes fiscales, recálculos y posibles recargos**.
#### 2. Pérdida de deducciones para el receptor
Cuando un CFDI se cancela incorrectamente:
- El receptor pierde la deducción del gasto.
- También puede perder el acreditamiento del IVA.
Esto suele generar conflictos comerciales y solicitudes de aclaración entre empresas y clientes
#### 3. Inconsistencias ante el SAT
El SAT cruza de manera automática la información de:
- CFDI emitidos
- CFDI cancelados
- Declaraciones mensuales
- Contabilidad electrónica
Una cancelación mal aplicada puede generar:
- Alertas automáticas
- Diferencias en cruces de información
- Requerimientos fiscales
#### 4. Multas y sanciones económicas
Cuando el SAT detecta cancelaciones indebidas o repetitivas, puede imponer:
- Multas económicas
- Recargos
- Actualizaciones de impuestos
- Posibles revisiones o auditorías
#### 5. Problemas en devoluciones de impuestos
Las devoluciones de IVA pueden ser:
- Rechazadas
- Retrasadas
- Sujetos de revisión profunda
Si existen CFDI cancelados de forma incorrecta en el periodo que se solicita.
## Conclusión
La cancelación de un CFDI es un proceso delicado que debe realizarse con pleno conocimiento de la normativa del SAT, ya que un error en el motivo, en los tiempos o en la aceptación del receptor puede derivar en diferencias de impuestos, pérdida de deducciones, inconsistencias en la contabilidad e incluso en multas y sanciones. Por ello, tanto personas físicas como morales deben asegurarse de llevar un control preciso de sus comprobantes y aplicar correctamente cada cancelación.
Contar con una herramienta tecnológica como **ALPHA ERP®** facilita este proceso, ya que permite gestionar, relacionar y controlar CFDI de forma segura y ordenada, reduciendo riesgos y manteniendo tu información fiscal siempre en regla. Una buena administración hoy es la mejor prevención contra problemas fiscales mañana.
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