Una correcta administración de usuarios dentro de un sistema ERP es clave para garantizar la seguridad, eficiencia y control de los procesos internos de una empresa. En **ALPHA ERP®**, la gestión de usuarios y permisos permite delegar tareas de forma estratégica, asegurando que cada colaborador tenga acceso únicamente a las funciones necesarias según su rol. En este artículo te explicamos cómo crear usuarios, asignar permisos y configurar derechos de acceso tanto en la versión de escritorio como en **ALPHA RP Web**, aprovechando al máximo esta potente funcionalidad. ## ¿Por qué es importante gestionar usuarios y permisos en un ERP? Asignar correctamente los permisos dentro de un ERP permite: - Proteger la información sensible de la empresa - Evitar errores operativos por accesos indebidos - Delegar funciones de forma organizada - Tener mayor control sobre la operación diaria - Adaptar el sistema a la estructura real de la empresa Con **ALPHA ERP®**, este proceso es flexible, detallado y completamente configurable. ## Cómo acceder al catálogo de usuarios en ALPHA ERP® Para comenzar la administración de usuarios, sigue esta ruta desde el menú lateral izquierdo: **Sistema → Definir → Tablas → Usuarios** Desde este catálogo podrás: - Dar de alta nuevos usuarios - Modificar usuarios existentes - Configurar permisos, derechos y restricciones - Definir accesos por módulo, documento y operación ## Alta de un nuevo usuario paso a paso Al dar clic en **Altas**, el sistema sugiere automáticamente una clave numérica consecutiva. Posteriormente podrás: - Asignar el nombre del usuario (persona o puesto) - Definir su departamento y almacén - Establecer la sucursal de control - Crear nombre de usuario y contraseña segura > En versiones recientes (v21 en adelante), **ALPHA ERP®** solicita obligatoriamente un nombre de usuario para completar el login. ![[alta_de_nuevos_usuario_alpha_erp.png]] ## Copiar permisos de otro usuario: rapidez y consistencia Una de las funciones más prácticas es **“Copiar de”**, que permite crear un nuevo usuario tomando como base otro ya existente. Esto es ideal cuando varios colaboradores comparten el mismo perfil, por ejemplo: vendedores, auxiliares administrativos o personal de almacén. Al copiar un usuario: - Se heredan permisos, derechos y configuraciones - Se asignan automáticamente módulos, departamentos y almacenes - Se reduce el riesgo de errores en la configuración ![[copiar_permisos_alpha_erp.png]] ## Restricción por almacén, sucursal y reportes ALPHA ERP® permite un control detallado, como: - Forzar un almacén específico para captura de documentos - Limitar la visualización de reportes a ciertos almacenes - Asignar una sucursal específica para el control de movimientos Esto es especialmente útil para empresas con múltiples sucursales o centros de distribución. ## Control del mes de trabajo y captura de documentos Desde la configuración del usuario puedes definir si: - Puede o no cambiar el mes de trabajo - Solo puede capturar documentos en el mes actual Esta función ayuda a mantener el orden contable y evitar registros fuera de periodo. ## Derechos por módulo, documento y acción En la pestaña **Derechos**, se pueden asignar permisos a nivel muy específico: - Acceso o restricción por módulo (Ventas, Compras, Tesorería, Contabilidad, Nómina, etc.) - Permisos por tipo de documento (cotizaciones, pedidos, facturas, requisiciones) - Acciones permitidas: alta, modificación o baja Por ejemplo, un vendedor puede: - Dar de alta cotizaciones - Consultarlas - Pero no modificar agentes de venta ni eliminarlas ## Configuraciones avanzadas por módulo ALPHA ERP® permite ajustes detallados en cada área, entre ellos: - **Producción:** ocultar componentes o consultar saldos de programación - **Compras:** definir rutas de autorización y montos máximos sin IVA ![[configuracion_avanzadas_alpha_erp.png]] - **Almacén:** configurar movimientos adicionales y columnas en inventarios - **Clientes:** rutas de autorización de crédito, listas de precios, descuentos y agentes ![[clientes_alpha_erp.png]] - **CFDI:** datos fiscales estándar por usuario ## Envío de correos y vinculación con WhatsApp Desde la pestaña de comunicación, cada usuario puede configurar: - Envío de correos electrónicos vía SMTP - Datos del servidor, correo y contraseña - Vinculación con WhatsApp por usuario o número general - Tipos de archivos permitidos para envío Esto facilita el seguimiento comercial, el envío de documentos y la comunicación directa con clientes y proveedores. ## Gestión de usuarios desde ALPHA RP Web Además de la versión de escritorio, **ALPHA ERP®** permite administrar usuarios desde **ALPHA RP Web**: - Acceso a la misma ruta: Sistema → Definir → Tablas → Usuarios - Visualización inmediata del listado de usuarios - Edición de derechos, módulos y reportes - Cambio de nombre de usuario y otras configuraciones Los cambios se reflejan de inmediato al iniciar sesión nuevamente. ## Resultado final: control, seguridad y eficiencia Al iniciar sesión con un usuario correctamente configurado, el sistema solo mostrará los módulos y opciones autorizadas, garantizando: - Mayor seguridad de la información - Operación ordenada y sin accesos innecesarios - Adaptación del sistema a cada rol dentro de la empresa ## Conclusión La gestión de usuarios y permisos en **ALPHA ERP®** es una herramienta fundamental para mantener el control operativo, proteger la información y optimizar los procesos internos. Gracias a su nivel de detalle y flexibilidad, puedes adaptar el sistema exactamente a las necesidades de tu empresa, sin complicaciones. Si deseas conocer más sobre esta u otras funcionalidades de **ALPHA ERP®**, solicita una demostración. Estamos para ayudarte a llevar el control de tu empresa al siguiente nivel 🚀 >[!Abstract] Preguntas y respuestas >- **¿Por qué es importante la gestión de usuarios y permisos en un ERP?** >- La correcta gestión de usuarios y permisos en un ERP permite proteger la información sensible, evitar errores operativos, delegar funciones de forma organizada y mantener un mayor control sobre la operación diaria de la empresa. >- **¿Dónde se administran los usuarios en ALPHA ERP®?** >- La administración de usuarios en ALPHA ERP® se realiza desde la ruta Sistema → Definir → Tablas → Usuarios, donde es posible crear, modificar y configurar permisos y accesos. >- **¿Se pueden copiar permisos de otro usuario en ALPHA ERP®?** >- Sí. ALPHA ERP® cuenta con la función “Copiar de”, que permite crear un nuevo usuario tomando como base otro existente, heredando permisos, derechos y configuraciones para agilizar el proceso. >- **¿ALPHA ERP® permite restringir accesos por sucursal y almacén?** >- Sí. Es posible forzar almacenes específicos, limitar la visualización de reportes y asignar sucursales de control, lo cual es ideal para empresas con múltiples ubicaciones. >- **¿Se pueden gestionar usuarios desde ALPHA RP Web?** >- Sí. 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