ALPHA ERP® llega a su **versión 21** consolidándose como una de las soluciones empresariales más completas del mercado mexicano. Se trata de un software administrativo, contable y de recursos humanos que integra, en una sola plataforma, todos los procesos operativos de una empresa: desde el primer contacto comercial con un prospecto hasta la cobranza, y desde la requisición de compra hasta el pago a proveedores, pasando por almacén, bancos, contabilidad y nómina. En este artículo hacemos un recorrido completo por ALPHA ERP®, poniendo especial atención en las innovaciones que trae la versión 21, entre las que destaca la incorporación de inteligencia artificial en múltiples procesos del sistema. El objetivo es que conozca, a detalle, el alcance real de la solución. ## Una visión integral: el menú diagramático Para comprender el alcance de ALPHA ERP®, el sistema cuenta con un **menú diagramático** que muestra de forma visual todos los procesos que integra. Los módulos en color azul y gris forman parte del licenciamiento base, mientras que los módulos en verde son opcionales y pueden incorporarse dependiendo de las necesidades de cada empresa, manteniendo siempre una integración total con el resto de la solución. ALPHA ERP® es un sistema con **dos plataformas: Windows y Web**. La plataforma Windows es la base del software, la más robusta, con la que se pueden operar todas las áreas de la empresa. La plataforma Web es un complemento que reúne muchas de las principales pantallas transaccionales, donde también es posible capturar y consultar las operaciones desde cualquier teléfono inteligente, tableta o computadora con navegador de internet, en una visualización completamente responsiva. <img src="../Diadrama de flujo alpha erp.png" alt="Diagrama de flujo ALPHA ERP" title="Diagrama de ALPHA ERP®" loading="lazy" decoding="async"> ## El área comercial: prospectos, clientes y CRM Del lado comercial, ALPHA ERP® ofrece alta de prospectos, clientes y cotizaciones, a las cuales el área comercial puede dar seguimiento con el **CRM** para elevar la probabilidad de conversión a pedidos. Es posible implementar autorizaciones digitales para surtir vía remisiones o facturas y generar automáticamente cuentas por cobrar en operaciones a crédito. Con las herramientas de CRM también se da seguimiento a las cuentas por cobrar, ayudando a la empresa a ser más efectiva en la recuperación de la cartera y lograr la cobranza. Todo ello integrado con inventarios, contabilidad y bancos. Para operaciones de mostrador, el sistema contempla el **punto de venta**, donde se gestionan tickets, facturación global, cortes de caja, retiros y más. ## El área de compras En el área de compras, el sistema administra proveedores, requisiciones y concursos entre proveedores para determinar a quiénes lanzar las órdenes de compra, la recepción de mercancía con remisión o factura y el control de cuentas por pagar para finalmente autorizar pagos. La versión 21 incorpora **inteligencia artificial para capturar facturas y tickets** directamente desde imágenes o archivos PDF, además de la captura mediante archivos XML. ALPHA ERP® soporta compras nacionales e importaciones, pudiendo distribuir automáticamente gastos como fletes y gastos aduanales para obtener el **costo real** de los productos. ## Módulos nativos: almacén, contabilidad, bancos y recursos humanos ALPHA ERP® integra de forma nativa los módulos de almacén, contabilidad, bancos y nómina, incluyendo herramientas para recursos humanos como reclutamiento, análisis de candidatos con inteligencia artificial, organigramas, evaluaciones 360, la norma NOM 035 y el portal para empleados llamado **Employee**, desde el cual el personal puede consultar recibos de nómina y solicitar vacaciones desde cualquier dispositivo. ## Tres plataformas web incluidas Como parte del licenciamiento se incluyen tres plataformas web: - **ALPHA ERP® Web**, para operar el sistema desde cualquier dispositivo o navegador. - **E-commerce**, donde los clientes pueden realizar pedidos, consultar estados de cuenta, descargar facturas y dar seguimiento a conversaciones. - **E-procurement**, un portal que fortalece la comunicación con proveedores, permitiéndoles consultar órdenes de compra, subir facturas electrónicas, participar en concursos de compra y revisar sus estados de cuenta. ## Los principales diferenciadores Entre los principales diferenciadores destacan el módulo de **Business Intelligence**, que ahora incorpora inteligencia artificial para analizar indicadores y responder consultas en lenguaje natural; el módulo de **conversaciones**; los **comunicados masivos**; y el **panel de pendientes**, que incrementan la productividad y mejoran la colaboración entre todas las áreas de la empresa. Finalmente, ALPHA ERP® puede crecer junto con la organización mediante módulos opcionales como producción, mantenimiento, servicio, atributos y field services, ofreciendo una solución flexible que se adapta a empresas comerciales, de transformación, de servicios e instalación, manteniendo toda la operación centralizada en una sola plataforma. ## Las innovaciones más destacadas de la versión 21 Entre las innovaciones incorporadas recientemente a ALPHA ERP® se encuentran: - **Inteligencia artificial en distintos procesos**, con integración con OpenAI y ChatGPT en CRM y Business Intelligence. - En el módulo **CRM**, la IA ayuda a redactar correos, mensajes de WhatsApp y seguimientos comerciales con mayor rapidez y claridad. - En **Business Intelligence**, permite realizar análisis más detallados y precisos de la información, identificar tendencias y obtener conclusiones relevantes para la toma de decisiones. - **Análisis de currículums con inteligencia artificial** para evaluar candidatos y agilizar el proceso de selección. - **ALPHY**, el nuevo asistente que resuelve dudas sobre el uso y los procesos de ALPHA ERP®. - **Integración con WhatsApp** para enviar documentos y notificaciones desde el sistema, utilizando un número sincronizado o la API oficial de WhatsApp Business. - **Chatbot de WhatsApp** para captar prospectos e iniciar conversaciones de manera automática. - **Captura automática de documentos** mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) a partir de fotografías o archivos digitales. - **Integración con Amazon** para sincronizar publicaciones y recibir pedidos directamente en ALPHA ERP®. - **Firma electrónica de documentos** con Doc2Sign. - **Desglose de componentes de kits** en reportes y consultas de Business Intelligence de ventas, cobranza y cuentas por cobrar. - **Pagos mediante terminal bancaria y ligas de pago**. - **Control de asistencia con reconocimiento facial o huella digital**. - **Módulo integral para la administración de activos fijos**. ALPHA ERP® es un software completo, integrado, muy fácil de implementar y con soporte directo de fábrica. ## Implementación y carga de información inicial Cuando se adquiere una licencia de ALPHA ERP® se incluye un **plan de implementación**, una guía que ayuda a poner en marcha el software en poco tiempo. Un paso muy importante de este plan es la carga de catálogos y saldos iniciales, la cual puede hacerse capturando directamente en el sistema o bien por medio de hojas de Excel. Hacerlo con archivos de Excel permite extraer la información del sistema o método de trabajo actual e importarla de manera más sencilla y con menos recapturas. Son muchos los catálogos, documentos y saldos iniciales que pueden importarse a ALPHA ERP® por medio de Excel. Para iniciar la operación se recomiendan los catálogos de clientes, proveedores y productos, así como los saldos iniciales de cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventario. Posteriormente pueden importarse documentos como órdenes de compra, pedidos de venta, cuentas bancarias, saldos iniciales de banco, catálogo de cuentas contables, saldos de las cuentas contables y más, con lo que se tiene capturada la situación real de la empresa al momento de la puesta en marcha del sistema. ## Ingreso al sistema: seguridad y multiempresa Al ingresar al sistema aparece una pantalla de inicio de sesión donde se captura el usuario y la contraseña. Cada usuario puede tener permisos y accesos específicos a las pantallas que se necesiten, de modo que solo acceda a lo correspondiente a su puesto. ALPHA ERP® es **multiempresa**: permite dar de alta hasta **99 razones sociales** diferentes en una misma instalación, y en cada una de ellas registrar a sus usuarios correspondientes. El número de usuarios simultáneos que pueden trabajar en el sistema depende de la licencia adquirida. Al ingresar, lo primero que se muestra es una pantalla con la lista de empleados próximos a cumplir años de edad o años trabajando en la empresa, cada uno con su fotografía. También hay espacio para mostrar frases que aparecerán al personal cuando accede al programa. <img src="../cumpleaños y aniversarios.png" alt="Cumpleaños y aniversarios" title="Cumpleaños y aniversarios" loading="lazy" decoding="async"> ## El panel de pendientes Al cerrar la pantalla de cumpleaños y frases aparece uno de los primeros y principales diferenciadores de ALPHA ERP®: el **panel de pendientes**. Esta herramienta destaca las actividades que el usuario tiene pendientes, rezagadas, inconclusas o que ya requieren de su intervención. Los pendientes están organizados por pestañas, como pendientes de proveedores, almacén, clientes, CFDI, contabilidad, conversaciones y nómina. <img src="../panel de pendientes.png" alt="Panel de pendientes" title="Panel de pendientes" loading="lazy" decoding="async"> No solo permite conocer el número de pendientes que el usuario tiene dentro de cada módulo, sino que a partir del listado también es posible hacer seguimientos o concluirlos. Por ejemplo, en el módulo de proveedores puede indicar qué requisiciones necesitan ser autorizadas o qué órdenes de compra ya fueron autorizadas pero están pendientes de surtirse. En el tema de pagos, permite revisar qué facturas están vencidas, cuáles al corriente y el total de las facturas con adeudo, para liberar los pagos o consultar mediante un reporte. Además, el panel de pendientes se puede configurar para enviar por correo los pendientes críticos del usuario, de manera que ALPHA ERP® notifique la información de forma proactiva y automática. ## Dos formas de navegar y el asistente ALPHY ALPHA ERP® ofrece dos formas de navegar por el sistema. La primera es el **menú diagramático**, organizado por módulos, donde cada pestaña muestra de forma gráfica el flujo de los principales procesos y documentos, facilitando el acceso a las funciones más utilizadas. La segunda es el **menú lateral**, donde cada módulo despliega sus pantallas organizadas por configuraciones, procesos, operaciones y reportes. La versión 21 incorpora a **ALPHY**, el nuevo asistente de inteligencia artificial disponible tanto en la versión Windows como Web. Con un solo clic en su ícono, resuelve de forma inmediata cualquier duda sobre el sistema: desde encontrar una opción o funcionalidad específica, hasta explicar cómo opera cualquier módulo o proceso —como el manejo de comisiones— y orientar paso a paso para realizar una tarea. Se convierte así en un asistente inteligente disponible en todo momento para agilizar el aprendizaje y el uso de ALPHA ERP®. <img src="../alphy asisten de ayuda.png" alt="Alphy asistente de ayuda" title="Alphy tu asistente de ayuda" loading="lazy" decoding="async"> ## Módulo de clientes: las cotizaciones La primera ventana transaccional del proceso de ventas es la de **cotizaciones**, y aquí ALPHA ERP® presenta varias ventajas sobre otros sistemas. Permite cotizar tanto a clientes como a prospectos, que se mantienen en un catálogo por separado. Cuenta con un catálogo de agentes de venta, lo que permite saber quién realiza cada operación y obtener numerosas estadísticas, e incluye un sistema completo de comisiones. En la ventana de cotizaciones se puede trabajar con **moneda mixta**: cotizar algunos productos en pesos y otros en dólares dentro del mismo documento. Otro punto fuerte es el manejo de **productos equivalentes**, ideal para giros como refaccionarias, ferreterías o farmacias, donde un mismo producto puede existir en diferentes marcas; así, si un producto no está disponible, se pueden ofrecer alternativas fácilmente. <img src="../cotizaciones.png" alt="Cotizaciones" title="Cotizaciones" loading="lazy" decoding="async"> ALPHA ERP® maneja una **política de precios muy robusta**: no tiene límite en el número de listas de precios que se pueden crear según los canales de venta, y además pueden combinarse con escalas por volumen, asignando automáticamente un precio diferente si el cliente compra más piezas. Permite manejar **precios pactados por cliente**, de modo que si se acuerda un precio especial para un producto, el sistema lo recordará en futuras ventas. También se pueden aplicar **promociones de venta**, configurables por tiempo limitado o por cierto número de unidades vendidas, y mediante filtros que las hagan aplicar a ciertos productos, clase, tipo de cliente, canal, zona o almacén, con la opción de aplicar descuentos específicos o listas de precios especiales. Las cotizaciones pueden incluir imágenes de los productos, lo que mejora la presentación al enviarlas por correo o WhatsApp. En la cotización, así como en cualquier documento de venta, se puede consultar la **disponibilidad real** de los productos, considerando no solo las existencias físicas, sino también la mercancía en tránsito, sumando cantidades de requisiciones, órdenes de compra o producción, y restando cantidades en pedidos autorizados pendientes por surtir o transferir a otro almacén. Además, hay pestañas para capturar datos complementarios y personalizables. ALPHA ERP® cuenta con hasta **12 "otros datos"**, que pueden llamarse en los formatos de impresión, y **8 datos estadísticos** de documento, de mucha utilidad para hacer consultas en el módulo de Business Intelligence. Una vez finalizada la cotización, puede visualizarse, imprimirse o enviarse por correo o WhatsApp, así como exportarse en formatos como PDF, Word, Excel o HTML. El sistema también permite iniciar conversaciones directamente desde el documento, adjuntándolo para dar un mejor seguimiento. ## Seguimiento con el CRM El módulo CRM ayuda a dar seguimiento efectivo a las cotizaciones y cerrar más ventas. En la pantalla de seguimiento se muestran las cotizaciones activas junto con los datos de contacto. Desde ahí se pueden registrar actividades como llamadas, correos o visitas, y asignar un estatus a cada oportunidad. El sistema muestra automáticamente qué cotizaciones deben atenderse en el día con base en la fecha de próximo seguimiento, incluyendo los pendientes atrasados. Además, es posible apoyarse en la **API de ChatGPT** para redactar seguimientos de forma rápida y profesional, ayudando al equipo comercial a comunicarse mejor y aumentar las probabilidades de cierre. Antes de contactar al cliente se puede revisar el historial de interacciones para tener claro el contexto, y de ser necesario modificar la cotización y reenviarla por correo o WhatsApp en el momento. <img src="../seguimiento de cotizaciones.png" alt="Seguimiento de cotizaciones" title="Cotizaciones" loading="lazy" decoding="async"> Otra ventaja importante es el **control de versiones** en las cotizaciones. El sistema guarda el historial de cambios de cada documento, permitiendo consultar cuántas versiones ha tenido una cotización. Si un cliente solicita ajustes en precios o productos, se pueden revisar versiones anteriores y restaurar cualquiera de ellas sin necesidad de recapturar la información. ## El embudo de ventas Otra herramienta del CRM es el **embudo de ventas**, disponible en ALPHA ERP® Web. Aquí se definen las etapas por las que pasa una cotización, desde su creación hasta el cierre. Cada cotización se muestra como una ficha con información clara y, al seleccionarla, se ven más detalles. Para avanzar en el proceso, simplemente se arrastra la cotización a la etapa correspondiente. En cada etapa se visualiza cuántas cotizaciones hay y el monto que representan. <img src="../embudo de ventas.png" alt="Embudo de ventas" title="Embudo de ventas" loading="lazy" decoding="async"> También se puede apoyar en la API de ChatGPT para redactar seguimientos y utilizar el calendario del CRM para programar y visualizar los próximos contactos. Si se manejan diferentes tipos de cotizaciones o ventas, es posible crear embudos independientes utilizando datos estadísticos, para llevar procesos de venta por separado. Igual que en el seguimiento de cotizaciones, desde aquí se puede levantar el pedido si la cotización se concreta, o darla por perdida —eligiendo la causa— si no se realiza la venta. ## De la cotización al pedido A continuación se genera un **pedido** a partir de una cotización, aunque los pedidos también pueden capturarse de forma directa. La captura es muy similar a la de una cotización. Se puede complementar la información con otros datos y definir la dirección de entrega, ya sea seleccionándola del catálogo del cliente o capturándola manualmente, con apoyo de la herramienta **Google Places** para ubicar y registrar la dirección de forma más ágil. ALPHA ERP® cuenta con un **esquema de comisiones muy completo**. Por ejemplo, puede calcular comisiones según los días de cobranza, incentivando a los agentes a recuperar el pago lo antes posible; definir comisiones por producto, ya sea por porcentaje o monto fijo, considerando factores como las clases de productos, listas de precio o descuentos aplicados; e incluso combinar estos esquemas y ajustar la comisión según el tiempo de cobro. Una vez capturado el pedido, el sistema **valida automáticamente el crédito del cliente**, considerando límites en monto y días; si se excede en alguno, genera una alerta y se puede solicitar autorización para confirmar. Además, es posible configurar flujos de autorización para que ciertos pedidos requieran aprobación de un supervisor antes de confirmarse. También puede configurarse que, al guardar el pedido, ALPHA ERP® genere automáticamente una **requisición de compra**, calculada considerando la existencia disponible (no solo la física) en uno o varios almacenes, o bien por el total de las piezas solicitadas sin tomar en cuenta existencias. Una mejora de esta versión es que ahora se pueden editar los "otros datos" y los datos estadísticos en los documentos, aunque ya hayan sido guardados previamente. ## Autorizaciones flexibles En cuanto a las autorizaciones, ALPHA ERP® ofrece un control muy flexible. No solo se aplican cuando se excede el límite de crédito, sino que también pueden configurarse **rutas de autorización** para ciertos usuarios. Esto significa que, al capturar un pedido, deberá ser aprobado por un supervisor o una persona con mayor jerarquía antes de considerarse en firme. El sistema puede notificar automáticamente al responsable mediante correo electrónico o WhatsApp, indicándole que tiene un pedido pendiente de autorizar. Además, puede apoyarse en el módulo de conversaciones para reforzar la comunicación y el seguimiento de las autorizaciones, agregando participantes o responsables que reciban notificaciones de cada actualización. Una vez recibida la notificación, desde el celular o la computadora se puede acceder al documento y autorizarlo fácilmente a través de ALPHA ERP® Web. Las rutas de autorización pueden involucrar a varios usuarios: una vez que el primero autoriza, el sistema envía la notificación al siguiente en la cadena, y así sucesivamente hasta completar el proceso. Solo cuando el pedido ha sido autorizado por todos los involucrados se puede proceder a su surtido o facturación. ## Integración con marketplaces y mapas de entrega En versiones anteriores, ALPHA ERP® ya recibía y capturaba pedidos provenientes de marketplaces como **Shopify** o **Mercado Libre**. Ahora, en la versión 21, se agrega la integración con **Amazon**. El sistema permite publicar en estos sitios el catálogo de productos con imágenes, existencias y precios; y una vez que se recibe un pedido, es capaz de descargarlo y comenzar el proceso de surtido y facturación con los pedidos ya elaborados. Con los pedidos capturados, ALPHA ERP® incluye la herramienta **Mapas de Entrega**, que ayuda a planificar mejor las rutas para surtirlos. Con ella se selecciona qué pedidos surtir, la ruta, el operador y el vehículo encargados de la entrega y, utilizando la tecnología de **Google Maps**, el sistema dibuja la ruta óptima. En la versión 21 se incorporó un **cálculo de tiempos más preciso**, que considera no solo el traslado entre puntos, sino también el tiempo de maniobra de cada entrega, permitiendo estimar con mayor exactitud la duración del recorrido. ## Tres formas de surtir los pedidos Los pedidos pueden surtirse mediante tres tipos de documentos: - **Remisiones**, que permiten dar salida de mercancía para su entrega al cliente y, si es necesario, vincularse con guías de embarque. - **Consignación**, mediante la cual el sistema realiza un traspaso de mercancía desde una bodega principal hacia una bodega alterna, donde los productos permanecen en consignación hasta que son vendidos —momento en que pueden facturarse— o bien se devuelven mediante una devolución de consignación si no se concreta la venta. - **Facturación**, que es la opción que se detalla a continuación. ## Facturación electrónica ALPHA ERP® permite generar facturas electrónicas en diferentes modalidades. Es posible elaborar facturas directas (sin partir de un documento previo), así como facturas provenientes de remisiones, pedidos, consignaciones u órdenes de servicio (con el módulo opcional de servicio). El sistema también soporta facturas de anticipo, de traslado, carta porte y de activos fijos, además de facturas a partir de una hoja de servicio del módulo opcional Field Services. Permite realizar **facturaciones recurrentes**, ideales para empresas con facturación periódica y programada, además de la **emisión automática de facturas**, que procesa masivamente facturas sin intervención del usuario para lograr mayor eficiencia. Antes de concluir el proceso, el sistema permite realizar validaciones sobre las cantidades o piezas que serán surtidas. Cualquier ventana de venta que implique movimientos de inventario ofrece el uso de **código de barras**, ya sea mediante el escaneo tradicional o un esquema personalizable que permite un escaneo continuo de partidas, en el que no solo se lee el código del producto, sino además lote, caducidad, precio y más, agilizando significativamente la captura y evitando errores. Otro control importante es el **manejo de productos por lote, serie, pedimento o caducidad**. El sistema permite seleccionar fácilmente qué lote, serie o pedimento se utilizará al momento de surtir y, en productos con caducidad, puede sugerir automáticamente los artículos más antiguos o los más próximos a vencer, ayudando a mejorar la rotación del inventario y evitar mermas. Las facturas pueden generarse de **contado, a crédito o a plazos**. Las de contado se liquidan al momento y no generan cuenta por cobrar; además, se puede utilizar el **monedero electrónico** para implementar programas de recompensa. En las facturas a crédito, el sistema genera automáticamente la cuenta por cobrar. Para ventas en parcialidades, las facturas a plazo calculan los pagos con o sin intereses y generan automáticamente las notas de cargo con sus fechas de vencimiento. ALPHA ERP® está completamente preparado para emitir **CFDI 4.0**, con **timbrado gratuito e ilimitado**, generando la factura de forma automática y permitiendo enviarla por correo o WhatsApp en formato PDF y XML. Incluye además un **visor de archivos XML** que permite consultar fácilmente tanto las facturas emitidas como las recibidas de los proveedores. ## Reportes y estadísticas de venta Todos los documentos elaborados —desde la cotización hasta la factura— cuentan con una amplia gama de reportes. En la pantalla de **estadísticas de venta** se encuentran **más de 60 reportes** que presentan información de todas las ventas realizadas, vistas desde diferentes perspectivas y agrupamientos: por cliente, producto, agente, canal de distribución, zona o subzona, almacén o cualquier otro clasificador que use el sistema, además de reportes que combinan toda esa información para un detalle aún más específico. Las estadísticas de venta ahora también están disponibles en ALPHA ERP® Web, con posibilidad de ejecutarse, consultarse y compartirse por correo o WhatsApp, así como exportarse o imprimirse. ## Cuentas por cobrar ALPHA ERP® cuenta con herramientas diseñadas para facilitar el seguimiento de las cuentas por cobrar y hacer más eficiente la recuperación de la cartera. Entre ellas se encuentran el seguimiento de cuentas por cobrar, los reportes de antigüedad de saldos, la modificación de fechas de vencimiento, el envío masivo de estados de cuenta por WhatsApp o correo electrónico, y las facturas a revisión, entre otras. El **seguimiento de cuentas por cobrar** funciona de manera similar al seguimiento de cotizaciones. En el panel izquierdo se muestran todos los clientes con algún adeudo pendiente, con la posibilidad de ordenarlos por monto adeudado o por antigüedad de saldo. En el panel derecho se presenta toda la información necesaria para la gestión de cobranza: datos de contacto, información de cobro, facturas o cargos, y el desglose de los adeudos e historial de pagos. Si el cliente no puede realizar el pago en ese momento, es posible registrar notas de seguimiento y programar una fecha y hora para el próximo contacto, de modo que ALPHA ERP® recuerde automáticamente cuándo retomar la gestión. <img src="../seguimiento de cuentas por cobrar.png" alt="Seguimiento de cuentas por cobrar" title="Seguimiento de cuentas por cobrar" loading="lazy" decoding="async"> Esta herramienta incorpora **inteligencia artificial generativa para redactar mensajes de cobranza**; una vez generado el texto, se puede enviar directamente al cliente por WhatsApp o correo electrónico. Otra funcionalidad importante es el **envío masivo de estados de cuenta** por WhatsApp o correo a múltiples clientes con saldo pendiente. El envío puede segmentarse para incluir únicamente a determinados clientes —por zona, subzona, canal o vendedor—, evitando enviar información a toda la cartera cuando no sea necesario. ## La cobranza El último paso del proceso de ventas es la **cobranza**. Cuando un cliente realiza el pago de una factura, ALPHA ERP® ofrece dos formas de registrarla. La primera es la tradicional, donde se indica qué documentos está pagando el cliente, la fecha de pago y el banco en el que se realizó; con esta información, el sistema liquida automáticamente la cuenta por cobrar, genera el CFDI con complemento de recepción de pago y realiza la afectación correspondiente en los módulos de bancos y contabilidad. La otra forma es mediante el potente módulo **Banca ALPHA ERP®**, que conecta el software con el sistema de pagos interbancarios **SPEI del Banco de México**, logrando una verdadera automatización de los procesos de cobranza y pagos. Con Banca ALPHA ERP®, el sistema asigna a cada cliente una cuenta CLABE a la cual deberán depositar cada que paguen una factura. Cuando el cliente realiza un SPEI a esa cuenta, el sistema detecta automáticamente que hay una cobranza pendiente: si el cliente tiene facturas en cuentas por cobrar, hace la relación y aplicación de la cobranza en automático; y si no tiene facturas pendientes, puede dar de alta automáticamente un anticipo. De la manera tradicional, primero se revisa la cuenta bancaria y después se realiza el movimiento de aplicación de cobranza en ALPHA ERP® para un control interno; con Banca ALPHA ERP®, ese movimiento se hace en automático a partir del depósito bancario real recibido en la cuenta. Banca ALPHA ERP® es un servicio disponible para personas morales. ## Punto de venta Si el proceso de ventas no requiere cotizaciones, pedidos o facturación previa, ALPHA ERP® también cuenta con un **punto de venta** ágil y eficiente. Desde este módulo se puede iniciar con un fondo de caja, generar tickets de venta, aplicar promociones y usar toda la política de precios del sistema, hacer retiros, utilizar escáner y realizar cortes de caja por usuario para un manejo eficiente de las ventas de piso. Incluye funciones como **apartados** para clientes y **manejo de notas abiertas**, agilizando la atención y la cobranza en mostrador. Posteriormente, los tickets pueden convertirse en facturas, o bien puede ofrecerse a los clientes la opción de que ellos mismos facturen sus compras desde el módulo web e-commerce. Además de la cobranza mediante transferencias SPEI (ya automatizada en versiones anteriores), ahora es posible usar **terminales para el cobro con tarjeta** en punto de venta y facturas de contado, así como crear **ligas de pago** para que los clientes paguen sus facturas o notas de cargo con tarjetas de crédito, PayPal o efectivo, con solo dar clic a un enlace recibido por correo o WhatsApp. ## Módulo de proveedores: el proceso de compras El módulo de proveedores engloba todo lo relacionado con las compras de materiales e insumos, gastos de la empresa, manejo de cuentas por pagar y pagos. Su menú diagramático muestra de forma visual todo el flujo del proceso de compras, desde la planeación hasta el pago. El proceso puede iniciar desde la captura de **estimaciones o presupuestos**, a partir de los cuales es posible generar una o varias **requisiciones de compra**. Antes de convertirlas en órdenes de compra, se recomienda utilizar una de las funcionalidades más diferenciadoras de ALPHA ERP®: el **concurso de compras**, para comparar las propuestas de distintos proveedores para cada artículo. Una vez seleccionados los proveedores más convenientes, se generan una o varias órdenes de compra. Las órdenes de compra pueden surtirse de tres maneras: mediante una **remisión** (que después se relaciona con la factura), mediante **consignaciones** (cuando el proveedor entrega mercancía que permanece consignada hasta ser vendida, con posibilidad de devolverla) o registrando directamente las **facturas de compra**. Para facturas nacionales se usan los XML para automatizar su registro; en el caso de facturas extranjeras, se puede indicar que formarán parte de una integración de costos posterior, donde se adicionan y prorratean los gastos aduanales o fletes para obtener el costo real de traer el producto a México. Una vez capturadas las facturas de compra o gasto, pueden enviarse al proceso de autorización de pagos para posteriormente pagarse. El proceso de compras puede ser tan simple o tan completo como lo requiera la empresa. ### Las requisiciones de compra A través de las requisiciones, el personal puede solicitar productos o servicios al área de compras. Estas pueden pasar por procesos de autorización, ya sea por un solo responsable o mediante rutas de aprobación, incluso condicionadas por montos o usuarios. Las requisiciones pueden capturarse manualmente o generarse automáticamente desde distintos módulos: desde ventas para cubrir pedidos pendientes por surtir, desde mantenimiento para solicitar refacciones de las órdenes de trabajo, y desde producción para requerir materiales según el programa productivo (los módulos de mantenimiento y producción son opcionales y se venden por separado). Además, el sistema puede **sugerir cantidades de compra automáticamente**, considerando máximos, mínimos y puntos de reorden, o bien calculándolos con base en el historial de ventas o salidas netas del inventario. Las requisiciones autorizadas pueden convertirse en órdenes de compra, que a su vez pueden pasar por un proceso de autorización; una vez aprobadas, se consideran en firme y pueden sumar a la existencia disponible si así se configura. Finalmente, las órdenes de compra pueden enviarse directamente al proveedor por correo o WhatsApp, con formatos profesionales y totalmente personalizados. ### Los concursos de compra Los **concursos de compra** son una ventaja competitiva de ALPHA ERP® frente a otros softwares, ya que permiten comparar a los proveedores antes de generar las órdenes de compra. Pueden ser de dos tipos: - **Internos**, donde la información se toma de los documentos registrados por el área de compras, como cotizaciones, órdenes de compra y recepciones. - **Externos**, donde los proveedores participan directamente a través del módulo web **e-procurement**, capturando su propuesta comercial con precios, descuentos, tiempos de entrega y condiciones de pago. <img src="../proveedor empresa.png" alt="Proveedor empresa" title="Proveedor empresa" loading="lazy" decoding="async"> Este esquema fomenta la competencia sana entre proveedores, incentivándolos a ofrecer mejores condiciones; incluso, el sistema puede alertar si un precio es superior al de otros participantes. Los concursos pueden generarse a partir de una o varias requisiciones o de forma directa. Una vez definidos, el sistema muestra un comparativo claro por producto con toda la información de cada proveedor. Cuando las propuestas son similares, se pueden utilizar evaluaciones adicionales mediante un **checklist personalizable**, considerando factores como seguros, flete incluido, días de crédito o pagos con tarjeta. Con base en estos criterios, el sistema sugiere automáticamente al proveedor ganador y el motivo, aunque el usuario siempre puede decidir manualmente. Finalmente, ALPHA ERP® genera de forma masiva las órdenes de compra y notifica a los proveedores participantes. ### Registro de facturas de compra El registro de facturas de compra es muy sencillo. Una de las principales formas es a partir de los **archivos XML** enviados por los proveedores: basta con seleccionar el archivo para que el sistema realice validaciones automáticas ante el SAT, verificando impuestos del documento y RFC, y confirmando que el proveedor no se encuentra en la **lista de EFOS** (empresas que facturan operaciones simuladas), lo que brinda seguridad de que las operaciones serán fiscalmente deducibles. Una vez validada, la información del XML se extrae automáticamente y se relaciona con los conceptos del sistema, evitando capturas manuales y reduciendo errores. Otra modalidad es la generación de facturas manuales o a partir de documentos previos, como órdenes de compra, remisiones, anticipos o mercancía en consignación. En el caso de las órdenes de compra, el sistema muestra únicamente las ya autorizadas, asegurando el control interno. Dado que las facturas de compra impactan directamente en el inventario, ALPHA ERP® integra herramientas para un control eficiente de la entrada de materiales, como el uso de lectores de código de barras estándar y personalizados. Para productos que requieren control específico, es posible asignar lotes, números de serie, fechas de caducidad o pedimentos desde esta ventana. Como plus, el sistema permite capturar hasta **ocho "otros datos"** configurables por lote, serie o pedimento, útiles para registrar fechas de fabricación, empaque u otra información relevante. Cada vez que se registra una factura de compra o de gasto, el sistema realiza afectaciones automáticas en otros módulos. Desde la misma ventana de captura se puede acceder a la **póliza contable** generada, lo que brinda total visibilidad del impacto financiero. En el módulo de almacén se reflejan automáticamente las entradas de inventario, consultables mediante reportes de movimientos siempre vinculados al documento que les dio origen. Además, el registro permite un control claro de los adeudos con proveedores. Se puede establecer como procedimiento que no se paguen facturas que no tengan juntos sus archivos PDF y XML, o que no estén validadas contra el SAT, asegurando que únicamente se paguen facturas 100 % válidas fiscalmente. ### Aplicación de pagos a proveedores El paso final del módulo de proveedores es la aplicación de pagos a facturas previamente autorizadas. Al igual que en clientes, puede realizarse de dos maneras. La primera consiste en efectuar el movimiento bancario por separado: por ejemplo, se ingresa al portal del banco para realizar una transferencia y posteriormente se registra el pago en ALPHA ERP® para aplicar la transacción y eliminar la cuenta por pagar. La segunda, utilizando el módulo opcional **Banca ALPHA ERP®**, permite realizar ambas acciones en un solo movimiento: desde el sistema se genera una orden de pago que debe ser autorizada mediante un token o clave dinámica y, una vez autorizada, ALPHA ERP® registra la aplicación del pago y los movimientos internos, y además ejecuta el SPEI en tiempo real, logrando que el pago al proveedor quede aplicado de forma inmediata. ## Módulo de almacén El módulo de almacén opera en gran medida de forma automática. Todos los procesos de compra y venta generan sus respectivos movimientos de inventario, consultables mediante diversos reportes o directamente desde la pantalla de movimientos de almacén. Desde esa misma pantalla también es posible realizar movimientos manuales de entrada o salida por distintos conceptos, como ajustes o consumos por centros de costo. Además, el sistema cuenta con una herramienta para realizar **inventarios físicos**. ALPHA ERP® incluye procesos diferenciadores dentro de este módulo. Uno es el **recálculo de costos**, mediante el cual el sistema analiza todos los movimientos en orden cronológico y recalcula el costo promedio y las existencias; incluso, si se modifica el método de costeo de los productos, el sistema actualiza automáticamente los costos y su impacto en contabilidad. Otro proceso clave es la **integración de costos**, que permite incorporar gastos adicionales como fletes, aduanales, maniobras u otros cargos relacionados, obteniendo así el costo real de poner el producto en bodega. ## Módulo de bancos El módulo de bancos opera de forma semiautomática al integrarse con los movimientos generados en otros módulos. A través de sus reportes es posible consultar en todo momento los movimientos de cobranzas y pagos realizados. Incluye herramientas como la **emisión de cheques** —permitiendo su captura, impresión y la generación automática de su póliza contable— y una pantalla para registrar **movimientos bancarios manuales**, ideal para ajustes o traspasos entre cuentas. El módulo opcional de Banca ALPHA ERP® automatiza estos procesos realizando dispersiones de dinero en tiempo real. También dispone de un proceso de **conciliación bancaria**, donde se valida que los movimientos registrados en el sistema coincidan con los del estado de cuenta, ajustando fechas de acreditamiento en caso necesario. Con el módulo opcional de Banca ALPHA ERP®, la conciliación puede realizarse de manera automática, ya que los movimientos se registran al instante. ## Módulo de nómina y recursos humanos El módulo de nómina de ALPHA ERP® es bastante robusto: permite cumplir con el cálculo y timbrado de recibos de nómina, considerando las incidencias más comunes e incluso la edición de fórmulas para adaptarse a necesidades específicas. Pero más allá del cálculo de prenómina y timbrado, contempla herramientas diferenciadoras para el área de recursos humanos. El **catálogo de empleados** permite digitalizar el organigrama y visualizar la estructura jerárquica de la empresa. El sistema incluye además un **catálogo de candidatos** y una potente herramienta para su seguimiento: del lado izquierdo se concentran los candidatos que aplican a las distintas vacantes, y del lado derecho se documenta toda la interacción —entrevistas, llamadas y evaluaciones psicométricas—, con la posibilidad de adjuntar y consultar comentarios y documentos como currículum, solicitudes y resultados de pruebas. <img src="../seguimiento de candidatos.png" alt="Seguimiento de candidatos" title="Seguimiento de candidatos" loading="lazy" decoding="async"> A partir de la versión 21, esta funcionalidad se fortalece con **inteligencia artificial**, permitiendo analizar candidatos mediante prompts —personalizables según el perfil del puesto— o bien que ALPHA ERP® lo sugiera. Incluso se puede pedir que la IA considere si los empleados cumplen con los cursos y competencias que el puesto demanda. La IA analiza no solo el CV, sino también la documentación relacionada al candidato, facilitando su preselección. Al terminar, arroja un resumen final con el que también se puede interactuar, haciendo preguntas sobre puntos críticos y obteniendo respuestas en tiempo real. Tanto el resumen como las preguntas y respuestas quedan automáticamente ligados al expediente del candidato, además de poder generar un documento con todo el análisis completo. <img src="../configuracion de inteligencia artificial.png" alt="Configuración de inteligencia artificial" title="Configuración de inteligencia artificial" loading="lazy" decoding="async"> Si el candidato cumple con el perfil, puede convertirse en empleado directamente desde esta pantalla, completando su expediente digital; en caso contrario, se registra el motivo de descarte, generando estadísticas que ayudan a mejorar el proceso de reclutamiento. En ALPHA ERP® Web, aunque no existe la pantalla de candidatos, también se puede acceder a su seguimiento desde el **calendario**, dando seguimiento y analizándolos con inteligencia artificial para un perfilamiento eficiente y automatizado. ### El portal Employee Otra herramienta diferenciadora que complementa al módulo de nómina es el módulo web **Employee**, desarrollado especialmente para los colaboradores. Desde esta plataforma, cada empleado puede consultar su información, solicitar vacaciones y dar seguimiento al estatus de sus solicitudes; al generar una nueva solicitud, el sistema muestra automáticamente los días disponibles, facilitando la planeación. También tiene acceso a sus recibos de nómina, con posibilidad de consultarlos y descargarlos en formato PDF y XML. A partir de la versión 21 se incorpora una nueva herramienta de **firma electrónica**, que permite firmar digitalmente distintos documentos del sistema, entre ellos los recibos de nómina, evitando el uso de impresiones. ### Encuestas: NOM 035 y evaluaciones 360 Dentro del portal Employee, los colaboradores también pueden responder las encuestas disponibles. ALPHA ERP® contempla tres tipos: **encuestas personalizadas**, **encuestas para el cumplimiento de la NOM 035** y las nuevas **encuestas 360**, orientadas a identificar fortalezas y áreas de oportunidad para impulsar el desarrollo profesional. Desde una sola pantalla, el colaborador consulta qué encuestas tiene pendientes y las responde de forma rápida y sencilla. La configuración de las encuestas 360 se realiza desde el módulo de sistema, en la sección de encuestas, donde se crean plantillas definiendo las preguntas y el tipo de evaluación de cada participante: hacia sus subalternos, a sus pares, a su líder o mediante una autoevaluación. Estas relaciones se configuran también en el catálogo de puestos del módulo de nómina. El objetivo es obtener una evaluación integral del colaborador desde diferentes perspectivas. Conforme se responden las encuestas, ALPHA ERP® permite dar seguimiento al avance mediante reportes que muestran quiénes ya respondieron y quiénes tienen pendientes, y presenta los resultados de forma gráfica, facilitando el análisis de fortalezas, áreas de oportunidad y tendencias por colaborador, equipo o departamento. ### Control de asistencia biométrico El módulo de nómina incluye la capacidad de registrar accesos mediante **reconocimiento facial** —utilizando la tecnología de Amazon Rekognition— o por medio de **huellas dactilares**. Esta tecnología biométrica facilita el control detallado de entradas y salidas para convertirlas en incidencias laborales. Además, si ya se utiliza un sistema de captura biométrica, se pueden integrar fácilmente estos datos en ALPHA ERP®. ## Módulo de contabilidad El módulo de contabilidad está totalmente integrado con el resto del sistema. Al igual que almacén y bancos, los movimientos generados en compras, ventas y demás procesos operativos se contabilizan automáticamente, ya que el sistema genera las pólizas contables al instante, eliminando recapturas y reduciendo errores. Desde este módulo se obtienen fácilmente los principales **estados financieros**, como balanzas de comprobación, balance general y estado de resultados, incluso con la posibilidad de analizarlos por unidad de negocio o centros de costos. Uno de los principales diferenciadores es la **trazabilidad de la información**: desde cualquier cifra presentada en un reporte financiero se puede navegar hasta la póliza contable y, desde ahí, consultar el documento operativo que originó el movimiento, facilitando el análisis y la auditoría. El sistema incluye reportes de **razones financieras** y está completamente preparado para cumplir con las obligaciones de **contabilidad electrónica**, generando automáticamente los archivos del catálogo de cuentas, balanza y pólizas para envío al SAT. Como complemento incluido, incorpora la **administración de activos fijos**, permitiendo controlar todo el ciclo de vida de los activos, dar seguimiento a su información, registrar bajas y generar automáticamente las pólizas de las depreciaciones contables y fiscales, además de un visor para la consulta detallada de todos los activos. ## Business Intelligence con inteligencia artificial Un diferenciador clave de ALPHA ERP® es el módulo de **Business Intelligence**. Con él se pueden crear fácilmente tableros con consultas personalizadas para explorar la información en varios niveles, de forma gráfica o de datos. Las consultas ofrecen una amplia gama de opciones: comparativas, acumuladas, matriciales o externas —es decir, con información generada fuera de ALPHA ERP®, que se puede procesar y contrastar con la del sistema—. También permite generar **consultas geográficas**, ubicando puntos en un mapa según las coordenadas de clientes y proveedores, para obtener los llamados **mapas de calor**. De forma proactiva, ALPHA ERP® permite configurar el envío automático de consultas y tableros a los usuarios que se determine, en días y horarios predeterminados. A partir de la versión 21, Business Intelligence se integra con **inteligencia artificial**. Antes de comenzar es necesario habilitar el asistente de IA dentro de las políticas de ALPHA ERP® y asociar la llave de OpenAI; el sistema incluye prompts y sugerencias prediseñadas que pueden usarse de inmediato o personalizarse, por lo que la puesta en marcha es muy rápida. <img src="../Inteligencia artificial conversacional.png" alt="Inteligencia artificial conversacional" title="Inteligencia artificial conversacional" loading="lazy" decoding="async"> Una vez obtenida una consulta —que puede contener información de ventas, compras, inventarios, clientes, proveedores, bancos, etc.—, basta con presionar "Analizar información". A partir de ese momento, el asistente permite elegir análisis sugeridos o escribir preguntas completamente libres: un análisis ejecutivo, identificar tendencias, detectar anomalías, comparar periodos, localizar oportunidades de crecimiento o conocer cuáles son los clientes, productos o vendedores con mejor desempeño. <img src="../inteligencia artificial conversacion.png" alt="Ayuda BI" title="Ayuda con IA en BI" loading="lazy" decoding="async"> El usuario ya no necesita construir reportes complejos ni exportar información a otras herramientas: simplemente pregunta en lenguaje natural y la IA realiza el análisis, generando automáticamente tablas, gráficas e interpretaciones ejecutivas. Lo más valioso es que la conversación continúa: se pueden hacer nuevas preguntas como "¿por qué disminuyeron las ventas en determinado periodo?", "muéstrame únicamente los clientes con mayor crecimiento", "compara el desempeño entre agentes" o "genera una gráfica radar con los principales clientes", y cada respuesta genera nuevos análisis, gráficas y conclusiones. Cuando el análisis está completo, se puede solicitar que la IA genere un **reporte ejecutivo en PDF**, que incluirá automáticamente las tablas, gráficas, indicadores y conclusiones obtenidas durante la conversación, listo para compartirse con directivos o equipos de trabajo. Cada consulta mantiene su propio **historial de conversación**, lo que permite regresar y continuar exactamente donde terminó el análisis anterior. Esta funcionalidad está disponible tanto en ALPHA ERP® Web como en ALPHA ERP® Windows. Con Business Intelligence e inteligencia artificial, ALPHA ERP® no solo presenta información: la interpreta, la explica y la convierte en conocimiento útil para la toma de decisiones, permitiendo que cualquier usuario —independientemente de su experiencia en análisis de datos— obtenga respuestas inmediatas, descubra oportunidades y genere reportes ejecutivos en cuestión de minutos. ## Herramientas para el cumplimiento fiscal (CFDI) ALPHA ERP® está totalmente preparado para emitir **CFDI 4.0** y cumplir con todos los requerimientos del SAT. Como apoyo, incluye una herramienta que **valida masivamente los datos fiscales** de clientes y empleados, verificando que el RFC, la razón social y el código postal coincidan con la información registrada ante el SAT, evitando errores al momento de facturar. También facilita la administración de **cancelaciones de CFDI**, tanto de clientes como de proveedores, permitiendo aceptar o rechazar solicitudes directamente desde ALPHA ERP® sin necesidad de ingresar al portal del SAT. Otra herramienta útil es el **envío e impresión masiva** de documentos fiscales: se seleccionan los CFDI, se aplican filtros para definir el alcance del proceso y se envían masivamente por correo o WhatsApp, o se imprimen cuando sea necesario. De la misma manera, incluye el envío e impresión masiva de acuses de cancelación. ## El módulo de conversaciones Una de las herramientas más poderosas de ALPHA ERP® es el **módulo de conversaciones**, diseñado para mejorar la comunicación, la colaboración y la trazabilidad entre colaboradores, clientes y proveedores. Contempla tres tipos de conversaciones: **internas** (tipo empresa), **externas tipo clientes** y **tipo proveedores**. En cada una se pueden crear diferentes temas, asignar responsables, agregar participantes y conocer quién ya leyó y atendió cada conversación. Cada tema genera un historial tipo chat donde los participantes intercambian comentarios, actualizan el estatus del asunto y dan seguimiento hasta su conclusión. Esta funcionalidad es ideal para administrar proyectos, contingencias, solicitudes o cualquier proceso que requiera la participación de varias personas. También es posible crear **encuestas** dentro de una conversación para que los participantes emitan su opinión y consultar los resultados. Otro gran diferenciador es la posibilidad de adjuntar no solo archivos externos (imágenes, PDF o Excel), sino también documentos elaborados dentro del sistema, documentos operativos de ALPHA ERP® e incluso los diferentes catálogos, con la posibilidad de adjuntar contactos o dar de alta nuevos que se actualizan al instante en el catálogo del cliente o proveedor. Desde la misma conversación se pueden redactar nuevos documentos utilizando el editor integrado de ALPHA ERP® o apoyarse en la API de ChatGPT para generar respuestas con una redacción más profesional y uniforme. Cada actualización puede notificarse automáticamente por correo o WhatsApp a todos los participantes, quienes pueden ingresar directamente a la conversación mediante un enlace, responder y continuar el seguimiento de forma inmediata, incluso sin iniciar sesión en el sistema. Las conversaciones también pueden originarse automáticamente desde cualquier documento operativo: por ejemplo, al confirmarse una venta o iniciar un proyecto, el sistema puede crear una conversación donde participen todos los colaboradores y el cliente. Este puede entrar al portal web **e-commerce** para consultar todas las conversaciones, responderlas e incluso generar nuevas con temas como garantías, solicitudes o aclaraciones. De la misma manera, las conversaciones con proveedores se integran con el portal **e-procurement**, creando un canal de comunicación formal, centralizado y completamente trazado. ## Editor de documentos, comunicados y base de conocimiento ALPHA ERP® incorpora un potente **editor de documentos y comunicados**, disponible tanto en la versión Windows como en ALPHA ERP® Web. Con esta herramienta se pueden elaborar documentos internos, procedimientos, manuales o comunicados profesionales para prospectos, clientes, proveedores y empleados, con la posibilidad de enviarlos directamente por WhatsApp o correo electrónico y segmentar el alcance mediante filtros. Además, incluye un **módulo de ayuda y documentación** totalmente personalizable: utilizando el mismo editor, se puede complementar el manual del sistema con procedimientos propios de la empresa, descripciones de puesto, reglamentos internos y cualquier otra información, creando una base de conocimiento centralizada y siempre accesible. ## ALPHA ERP® Web: movilidad e inteligencia artificial ALPHA ERP® es una plataforma híbrida, y su versión Web permite consultar y capturar información desde computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes con acceso a internet. Su interfaz mantiene la misma lógica de navegación de la versión Windows —con menú diagramático y menú lateral— además de un diseño totalmente responsivo. Desde la plataforma web es posible realizar la mayoría de las operaciones de los módulos de compras, ventas, almacén, bancos y CRM, así como consultar información de prácticamente todos los módulos. <img src="../Captura de comando por voz.png" alt="Captura de comando por voz" title="Captura de comando por voz" loading="lazy" decoding="async"> ALPHA ERP® Web incorpora funciones exclusivas como llamar a un cliente, enviar correos electrónicos o visualizar ubicaciones en Google Maps directamente desde el sistema. Como innovación, permite **capturar documentos mediante dictado por voz** y **realizar consultas en lenguaje natural** (por ejemplo, "muéstrame las facturas de hoy" o "consulta los pedidos de la semana pasada"), obteniendo la información de forma inmediata. ### Reconocimiento óptico de texto (OCR) con IA Una de las novedades más recientes de ALPHA ERP® Web versión 21 es el **reconocimiento óptico de texto mediante inteligencia artificial**, que permite capturar información a partir de imágenes o archivos PDF, agilizando el registro de facturas de compra y el alta de proveedores, clientes, prospectos y sus contactos. En la **captura de facturas de compra**, la pantalla incorpora un botón para tomar una fotografía con la cámara, seleccionar un archivo o arrastrar una imagen o PDF a la ventana. ALPHA ERP® identifica automáticamente la información relevante y prepara la captura de la factura; si el proveedor aún no existe, propone darlo de alta, y si encuentra productos no relacionados con el catálogo, solicita realizar la asociación. Una vez configurado, las siguientes capturas para ese proveedor serán prácticamente automáticas. La imagen original permanece disponible durante el proceso y, al guardar la compra, queda almacenada como documento adjunto. La herramienta funciona también desde dispositivos móviles, capturando la información con la cámara del teléfono. Además de facturas, puede procesar **tickets de compra**, e incluso configurar determinados proveedores para que el importe completo del ticket se registre en un solo concepto. Otra aplicación muy útil es la **lectura de tarjetas de presentación**. Desde los catálogos de prospectos, clientes y proveedores, con el mismo botón para tomar una fotografía, seleccionar un archivo o arrastrar una imagen, ALPHA ERP® identifica en segundos datos como el nombre de la empresa, dirección, teléfonos, correo electrónico, sitio web y el nombre del contacto. Mientras captura, el sistema busca posibles coincidencias para evitar registros duplicados, y la imagen de la tarjeta queda almacenada como documento adjunto. En la pestaña de contactos funciona igual: basta capturar una o varias tarjetas para registrar automáticamente nombres, puestos, teléfonos y correos, creando cada contacto de forma independiente. Esta funcionalidad también está disponible durante el seguimiento de cotizaciones, permitiendo registrar rápidamente los datos de nuevos prospectos. ## Firma electrónica con validez jurídica En la versión 21, ALPHA ERP® incorpora la **firma electrónica de documentos con validez jurídica**, permitiendo digitalizar procesos de forma segura, moderna y sin uso de papel. La solución combina la **firma electrónica avanzada (e.firma)** y la **constancia de conservación de datos de la norma NOM 151**, emitida por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Secretaría de Economía. Esto garantiza la identidad de los firmantes, la integridad del documento, la fecha exacta de la firma y evita que cualquiera de las partes pueda desconocer el documento firmado. Con esta herramienta se pueden firmar documentos como contratos, recibos de nómina, solicitudes de vacaciones, comunicados internos o cualquier archivo PDF, eliminando procesos presenciales y reduciendo los tiempos de autorización. ## Los cinco módulos opcionales Además de los módulos incluidos en el licenciamiento, existen cinco módulos opcionales que, si bien tienen un costo extra, están relacionados con los módulos base: **Producción.** Desarrollado para empresas con procesos productivos que pasan por una transformación de materias primas, mano de obra y gastos de fabricación hasta obtener un producto terminado. Ayuda a obtener costos y mermas de cada proceso del ciclo productivo, con interacciones directas en inventario, contabilidad y nómina. **Atributos.** Ideal para empresas que manejan productos con diferentes presentaciones —colores, tallas, medidas, calibres, marcas, etc.—. Permite compactar el catálogo de productos evitando crear una clave por cada atributo, y aún así diferenciar precios, costos y existencias por cada presentación. **Field Services.** Permite llevar el control de los servicios y mantenimientos que se realizan en campo a los clientes, integrando estas operaciones al proceso administrativo. Contempla hojas de servicio digitales con evidencia fotográfica del trabajo realizado, firmas de conformidad del cliente, agenda para la disponibilidad de técnicos, vínculo con facturación (servicios prepagados o pospago) y vínculo con las refacciones y mantenimientos consumidos. **Mantenimiento.** Permite programar todos los mantenimientos preventivos de los equipos de la empresa —maquinaria y vehículos— para evitar paros no programados y elevar la productividad, además de administrar eficientemente los mantenimientos correctivos. **Servicio.** Ideal para empresas con un taller de reparación y servicio. Permite ingresar las órdenes de servicio, dar seguimiento a las diferentes etapas y a los conceptos utilizados, y llevar un control adecuado de inventarios, costos, facturación y estadísticas. ## Los portales web e-commerce y e-procurement Con el módulo web **e-commerce**, los clientes pueden levantar pedidos que ingresan al sistema sin dobles capturas, para dar seguimiento al proceso de facturación y surtido. Incluso pueden pagar el pedido desde el mismo portal mediante sistemas de cobro como **PayPal, PayU, Payworks y NetPay**, visualizar su historial de compras y su estado de cuenta, y consultar existencias de productos. Otra ventaja es que ofrece a los clientes la posibilidad de **facturar por ellos mismos** sus tickets y remisiones de venta, descargar sus CFDI cuando lo requieran y comunicarse eficientemente mediante la herramienta de conversaciones. Por su parte, el módulo web **e-procurement** da acceso a los proveedores a un portal donde pueden realizar consultas y capturas relacionadas con los productos que se les compran: actualizar las cotizaciones de los costos de sus productos, consultar existencias para saber si es necesario reabastecer, descargar las órdenes de compra emitidas y mantener una comunicación eficiente mediante la herramienta de conversaciones. ## Conclusión ALPHA ERP® versión 21 se consolida como el mejor software administrativo, contable y de recursos humanos de México: una solución completa, integrada y fácil de implementar, con soporte directo de fábrica. Su gran salto en esta versión es la incorporación de **inteligencia artificial** en procesos clave —desde el análisis de candidatos y la redacción de seguimientos comerciales y mensajes de cobranza, hasta el análisis conversacional de Business Intelligence y la captura automática de documentos con OCR—, sumada a innovaciones como la firma electrónica con validez jurídica, la integración con Amazon, el chatbot de WhatsApp, el control de asistencia biométrico y los pagos con terminal bancaria y ligas de pago. Todo ello mantiene la operación de la empresa centralizada en una sola plataforma, con dos entornos —Windows y Web— y la posibilidad de crecer mediante módulos opcionales. Para conocer más sobre las modalidades de licenciamiento en renta —que incluyen el timbrado ilimitado para todos los CFDI emitidos desde el programa— o profundizar en algún módulo o funcionalidad en particular, le invitamos a explorar el canal de YouTube de Castelec Internacional, con más de 250 videos que le ayudarán a conocer a fondo ALPHA ERP®. Con ALPHA ERP®, su empresa tendrá más control y mejores resultados. <div class="application-json-ld" style="display: none;"> { "@context": "https://schema.org", "@type": "Article", "mainEntityOfPage": { "@type": "WebPage", "@id": "https://www.castelec.mx/2026/08/07/demostracion-alpha-erp-21" }, "headline": "Demostración ALPHA ERP® versión 21", "description": "Recorrido completo por ALPHA ERP® versión 21. 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