Para una empresa dedicada a la comercialización de dispositivos médicos, tener información precisa sobre inventarios, ventas y operaciones no es solo una cuestión administrativa. También significa contar con los elementos necesarios para responder con rapidez y mantener el control sobre cada movimiento. Ese fue uno de los principales cambios que experimentó **Comercializadora Temoib** desde que comenzó a utilizar **ALPHA ERP® en febrero de 2025**. Antes de incorporar el sistema, buena parte de sus procesos se realizaba de manera manual y mediante archivos de Excel. Con el tiempo, la necesidad de concentrar la información y conocer con mayor claridad lo que ocurría en la operación llevó a la empresa a buscar una alternativa. “Antes de ALPHA ERP®, todo era manual, todo era Excel. A partir de ALPHA ERP®, todo lo llevas dentro del sistema y te arroja reportes que te ayudan a tener muchísima más claridad de lo que está sucediendo”, explica **Gerardo Alonso, gerente general de Comercializadora Temoib**. ## De procesos manuales a una operación con mayor trazabilidad Uno de los beneficios que Alonso destaca es la posibilidad de consultar la información desde un mismo sistema y dar seguimiento a los movimientos realizados. La diferencia no se limita a dejar de utilizar hojas de cálculo. Para Temoib, centralizar la operación también significó reducir tiempos y contar con información que permite entender qué sucede en cada proceso. “Tienes la rastreabilidad de los movimientos. El tiempo en este tipo de operación ha sido reducido por un factor impresionante”, señala el gerente general. Esta trazabilidad adquiere especial relevancia en una empresa que comercializa dispositivos médicos, donde conocer el movimiento de los productos y mantener organizada la información de las operaciones resulta fundamental para el control cotidiano. ## Inventarios y ventas con menos margen de error La incorporación de herramientas para agilizar la captura de información también ha tenido un impacto directo en las operaciones de Temoib. Alonso destaca la posibilidad de utilizar códigos de barras y códigos QR para identificar productos, particularmente en procesos relacionados con inventarios, consignaciones y ventas. “Tengo la posibilidad de reducir mis tiempos en la operación de las consignas o de las ventas al poder escanear con código de barra o QR la información de mis productos y eso reduce el margen de error”. Para la empresa, esta combinación entre rapidez y precisión se ha convertido en uno de los principales valores de la herramienta. “ALPHA ERP® ha podido ser la herramienta que brinde rapidez y seguridad en el proceso”, resume Alonso. ## Información disponible desde cualquier lugar Otro cambio importante para la dirección de Temoib ha sido la posibilidad de consultar información sin depender de estar físicamente en la oficina. Al utilizar ALPHA ERP® en la nube, el gerente puede revisar información de la empresa desde dispositivos móviles, incluyendo datos de inventarios y facturación. “Si tengo que saber un inventario en el instante, yo puedo revisarlo desde mi celular, yo puedo revisar mis facturas, ya que está en la nube”. Esta disponibilidad ha modificado también la manera en que Alonso participa en la operación. La información deja de estar vinculada a un equipo específico o a los archivos que se encuentran en la oficina y puede consultarse cuando se necesita. Para una empresa en crecimiento, esta movilidad representa una diferencia relevante: permite supervisar la operación y consultar datos sin que la ubicación física sea una limitante. ## Datos para tomar decisiones y crecer Más allá de agilizar tareas, el cambio también ha influido en la toma de decisiones de la empresa. Con información más organizada y reportes disponibles dentro del sistema, Temoib ha podido utilizar sus propios datos para evaluar su operación y acompañar su crecimiento. “Gracias a ALPHA ERP® he logrado tomar decisiones con datos, he podido incrementar mi catálogo, he incrementado el volumen de almacenamiento gracias a los datos que me da el sistema y gracias al orden que he podido llevar para poder hacer recepciones de mercancía y de compras”. El punto es importante: para Alonso, la utilidad de un sistema de gestión no está únicamente en automatizar tareas, sino en generar información que permita decidir con mayor fundamento. ## Una herramienta pensada para el equipo La facilidad de uso también aparece como uno de los aspectos que Temoib valora de ALPHA ERP®. Alonso considera que la interfaz permite que los integrantes del equipo se familiaricen con el sistema sin que su utilización represente una barrera para la operación. “Es muy amigable el sistema. Es muy fácil que cualquier persona en tu equipo lo pueda utilizar. En su pantalla inicial todo está muy claro”. A esta facilidad de uso se suma el acompañamiento del equipo de soporte, un elemento que, de acuerdo con el gerente, ha sido importante durante la utilización del sistema. “Tienen un equipo que está contigo todo el tiempo, con una disponibilidad para ayudarte, para brindarte toda la información necesaria y la guía de cómo utilizarlo”. ## Comunicación y seguimiento desde el mismo entorno La operación de Temoib también se ha beneficiado de herramientas orientadas a la comunicación y el seguimiento de casos. Dentro de ALPHA ERP®, la empresa puede mantener conversaciones con integrantes de su equipo y clientes, así como abrir tickets para dar seguimiento a determinadas situaciones. Para Alonso, concentrar estas interacciones junto con la información operativa contribuye a mantener un mayor orden en el día a día. Así, el sistema no funciona únicamente como un lugar para registrar operaciones, sino como un entorno desde el que la empresa puede consultar información, dar seguimiento y coordinar diferentes actividades. ## Seguridad y respaldo de la información La migración hacia un entorno en la nube también ha representado tranquilidad para la dirección de Temoib. Alonso destaca particularmente la posibilidad de contar con respaldos automáticos y mantener la información alojada en un servidor en la nube. “ALPHA ERP® me ha dado la tranquilidad de tener un servidor en la nube y los respaldos automáticos. Me da una seguridad, una tranquilidad de que mi información está siempre segura”. Para una empresa que anteriormente dependía de procesos manuales y archivos de Excel, contar con una infraestructura centralizada representa un cambio significativo en la manera de administrar su información. ## Más capacidad sin aumentar los costos operativos Uno de los resultados que Alonso considera más relevantes es que la transformación de sus procesos no implicó incrementar proporcionalmente sus costos operativos. La empresa ha podido ampliar su catálogo y aumentar su capacidad de almacenamiento apoyándose en la información y el orden generado por el sistema, particularmente en procesos como compras y recepción de mercancías. “Fue una gran inversión, ya que no me hizo tener más costos operativos para hacer esto”. En este sentido, la experiencia de Comercializadora Temoib muestra que la adopción de un ERP puede ir más allá de sustituir herramientas manuales. Cuando la información de ventas, inventarios y operaciones se integra en un mismo entorno, la empresa puede reducir tareas repetitivas, consultar datos con mayor rapidez y utilizar esa información para acompañar su crecimiento. Para Gerardo Alonso, esa combinación de **rapidez, seguridad, trazabilidad y acceso a la información** es precisamente lo que convierte a ALPHA ERP® en una herramienta que recomendaría a otras empresas. ### De Excel a una operación basada en información La experiencia de Comercializadora Temoib refleja una transición que viven muchas empresas cuando su operación comienza a crecer: lo que inicialmente puede administrarse con procesos manuales y hojas de cálculo se vuelve cada vez más difícil de controlar conforme aumentan los productos, las operaciones y la información que debe consultarse. En el caso de Temoib, la incorporación de ALPHA ERP® permitió concentrar esa información, agilizar procesos, consultar la operación desde cualquier lugar y, sobre todo, convertir los datos generados diariamente en una herramienta para tomar decisiones. Para la empresa, el resultado no ha sido únicamente trabajar con mayor rapidez, sino **tener mayor claridad sobre lo que sucede en la operación y contar con información para decidir hacia dónde crecer**. **También te puede interesar**: [[De Excel a BI. 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